Grundeinstellungen

Energypro soll ihre Betriebsabläufe nachbilden. Dazu ist es notwendig anfangs folgende Einstellungen festzulegen.

Ein Konzept

Im diesem Kapitel sind alle die Einstellungen zusammengefasst, die -wenn sie einmal getroffen sind- nur mit einem gewissen Aufwand wieder geändert werden können. Bedenken sie bei ihren Entscheidungen, dass weniger manchmal mehr ist. Halten sie Schlüsselnummern möglichst kurz, aber so, dass in absehbarer Zukunft keine weiteren Stellen hinzukommen. Bedenken sie je länger eine Nummer ist desto mehr Zeit verbraucht ihre Eingabe. Vermeiden sie komplizierte Nummernvergaben und sprechende Schlüssel.

Die maximal Zeichenzahl und die zulässigen Zeichen für einen Schlüssel werden in Klammern angegeben (10 AN) = max. 10 Zeichen, A = Zeichen von (A-Z, a-z), N = Zeichen (0-9), Sonderzeichen (.-_/) sollten wenn möglich in Schlüsselfeldern nicht verwendet werden.

[manuell/automatisch] = Die Nummernvergabe kann automatisch oder manuell durchgeführt werden. Für Artikelnummern empfiehlt sich manuelle Vergabe, für alle anderen Nummern die automatische Vergabe. Die automatische Vergabe wird immer fortlaufend durchgeführt.

Mandanten

Mandanten werden in energypro 6.2 als vollständig getrennte Datenbanken geführt. Wichtig! Alle nachfolgenden Einstellungen müssen in jedem Mandanten individuell durchgeführt werden. Erstellen sie daher unterschiedliche Mandanten nur wenn die Verbuchung der Belege es notwendig macht.

Betriebsteile

Betriebsteile sind Organisationsstrukturen unterhalb eines Mandanten. Jeder Betriebsteil kann eine eigene Adresse, Telefon, Bankverbindungen sowie einen eigenen Belegnummernzähler haben.

Benutzer und Benutzergruppen

Haben sie unterschiedliche Benutzer mit verschiedenen Berechtigungen, können sie dies in energypro 6.2 mit Benutzergruppen abbilden. Standardmäßig ist die Gruppe Administratoren und Benutzer vorhanden. Durch die Zuordnung der einzelnen Benutzer zu Benutzergruppen vereinfachen sie die Verwaltung der Berechtigungen.

FIBU

• Konten (10 AN) [manuell]

• Erlöskonten, Abschlagskonten, USt. – Steuerkonten

• Steuerschlüssel und zugehörige Steuersätze

• Kostenstellen (10 AN) [manuell]

Artikelstamm

• Legen sie einen Artikelnummernkreis fest (10 AN) [manuell/automatisch].

• Welche Artikel sollen abgerechnet werden.

• Bitte legen sie fest welchen Namen der Artikel intern haben soll, was soll auf der Rechnung des Kunden erscheinen, was soll im Preisschreiben erscheinen, welche Mengeneinheiten sollen abgerechnet werden, welche Preise und auf welches Konto soll der Erlös verbucht werden.

Beispiel

Kundenstamm

• Kundennummernkreis (10 AN) [manuell/automatisch]

Anlagenstamm

• Anlagennummerkreis (10 AN) [manuell/automatisch]

• Anlagentypen

Zählerplätze

• Zählerplatznummernkreis (10 AN) [manuell/automatisch]

• Zähltypen (Wärme, Strom, Strom NT, Strom HT)

• Bitte untersuchen sie ihre vorhandenen Zähler welche Messungen vorkommen

Verträge

• Vertragsnummernkreis (10 AN) [manuell/automatisch]

• Tarifgruppierungen (wenn möglich ansonsten individuelle Verträge) (10 AN) [manuell/automatisch]

Belege

• Rechnungsnummernkreis (10 AN) [automatisch]

• Auftragsnummernkreis (10 AN) [automatisch]

• Abschlagsnummernkreis (10 AN) [automatisch]