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E-Rechnungen

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In Energypro können Sie ab der Version 9.00.0430 E-Rechnungen erstellen.
Bisher unterstützen wir folgende Rechnungsformate:

Einrichtung

  1. Stellen Sie sicher, dass für alle Kunden, an die Sie E-Rechnungen versenden möchten, die Versandart E-Mail eingestellt ist.
    E-Rechnungen können bisher nur per E-Mail versendet werden.
  2. Gehen Sie in den Einstellungen zu Rechnungen/E-Rechnung. Hier können Sie das globale Rechnungsformat festlegen. Alles außer „PDF“ sind E-Rechnungsformate.
  3. Optional: Auf Kundenebene kann das globale Rechnungsformat überschrieben werden. Wenn Sie das benötigen, gehen Sie aus den Einstellungen heraus und öffnen den Kundenstamm. Dort gibt es die Einstellung „E-Rechnungsformat“.
  4. Die Einheiten von Energypro müssen mit den offiziellen E-Rechnungseinheiten verknüpft werden. Das geht zum Teil automatisch, aber nicht komplett.
    Gehen Sie deshalb in den Einstellungen zu Artikel/Einheiten. Dort gibt es die Spalte „ZUGFeRD Key“. Bei allen Einheiten, die Sie für E-Rechnungen benutzen, muss diese Spalte einen Wert haben.
  5. Für die E-Rechnungen werden ein paar spezifische Informationen benötigt, die in den Betriebsteilen stehen.
    Gehen Sie in den Einstellungen zu Allgemein/Betriebsteil. Tragen Sie für alle Betriebsteile, die Sie für die E-Rechnungen nutzen, Werte in folgende Spalten ein:
    • Telefon
    • Telefax (Optional)
    • e-mail
    • Name (extern)
    • Strasse/Postfach (Optional)
    • Postleitzahl (Ohne eine Postleitzahl werden X-Rechnungen zwar erstellt, sind aber offiziell nicht mehr valide)
    • Ort (Ohne einen Ort werden X-Rechnungen zwar erstellt, sind aber offiziell nicht mehr valide)
    • Land (Optional, standardmäßig wird Deutschland genommen)
    • Steuernummer (Optional)
    • Uid (Ohne die Umsatzsteueridentnummer werden X-Rechnungen zwar erstellt, sind aber offiziell nicht mehr valide)
  6. Falls die E-Rechnung an eine Behörde gehen soll, benötigen Sie zudem eine Leitweg-ID. Diese benötigen Sie nicht, wenn Sie die E-Rechnung an ein anderes Unternehmen senden möchten.
    Im Kundenstamm können Sie im Feld „Leitweg ID“ die Leitweg-ID eintragen.
  7. Im Kundenstamm werden folgende Informationen benötigt:
    • Suchbegriff 1 (das Feld wird als Name des Käufers verwendet)
    • Rechnungsadresse (Registerkarte Adressen, es ist die Adresse gültig, bei der die Auswahlbox „Rech“ angekreuzt ist)

Erstellung

Beim Abschließen von Belegen wird eine PDF-Datei erstellt.
Je nach eingestelltem Rechnungsformat wird entweder die XML-Rechnung eingebettet (ZUGFeRD) oder zusätzlich eine XML-Datei erstellt (die 3 X-Rechnungsformate). Die Dateien werden im DMS-Verzeichnis abgelegt.
Im Postausgang können Sie die Belege per E-Mail an Ihre Kunden senden.
Dabei wird das eingestellte Rechnungsformat berücksichtigt, damit beispielsweise bei „X-Rechnung (nur XML)“ nur die XML-Datei versandt wird und nicht die PDF-Datei.

Sollte der Versand nicht funktionieren, könnte es daran liegen, dass die XML-Datei nicht erstellt werden konnte. Möglicherweise fehlen Informationen, die benötigt werden.

Bei Fragen können Sie uns gerne über die Supporthotline kontaktieren!