Feldreihenfolge

Sie möchten mit der Tab oder Entertaste durch die Felder laufen. Dabei wird ein Feld übersprungen oder Sie möchten ein Feld überspringen. Klicken Sie das gewünschte Feld an und öffnen Sie das Formular Feldeinstellungen aus der zweiten Menüebene oder benutzen Sie den Shotcut ALT+e. Im Register „Einstellungen“ finden Sie die Eigenschaft „In Reihenfolge“. Ist hier ein Häkchen gesetzt befindet sich das Feld in der Laufreihenfolge. Ist hier kein Häkchen gesetzt wird das Feld in der Tab-Reihenfolge übersprungen. Bitte schließen Sie nach einer Änderung das Formular. Erst dann wird die Änderung geladen. Die Einstellung ist global und für alle Benutzer gültig.

Abschlagsmodus umstellen

Wird der Abschlagsmodus von Abschlagsrechnung auf Abschlagsanforderung umgestellt ändert sich der Abschlagswert von Netto auf Brutto. Sie müssen daher den Abschlagswert in Brutto erneut eingeben.

Ändern Sie den Abschlagsmodus und speicheren Sie die Änderung. Geben Sie danach den Abschlagsbetrag erneut als Brutto oder Nettobetrag ein.

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Erstellen einer Ablesetour

Die Tourenplanung dient dem Erstellen, Drucken und Überwachen von Touren für das manuelle Ablesen von Zählerständen. Um die Tourenplanung zu nutzen, wählen Sie im Menü unter „Technik Stammdaten“ den Punkt „Tourenplanung“.

Mit „Neu F3“ können Sie nun eine neue Tour erstellen. Geben Sie dieser einen Namen und wählen den gewünschten Ablesemodus.

Nun können Sie ganze Anlagen oder einzelne Zählerplätze hinzufügen. Gehen Sie dazu auf die entsprechende Registerkarte. Dabei ist zu bedenken, dass nachträgliche Änderungen an Anlagen nicht automatisch in die Touren übernommen werden. Ein Entfernen und wieder Hinzufügen der entsprechenden Anlagen behebt dies.

Die einzelnen Zählerplätze brauchen eine Anforderung um in einer Ablesetour aufzutauchen. Diese können Sie entweder im Zählerplatz im Feld „Ablesezyklus“ automatisch generieren lassen, oder im Tourenstamm im Feld „Neue Anforderung“ ein Datum für eine Anforderung für alle Zählerplätze der Tour eingeben. Wenn es im Tourenstamm dann offene Anforderungen gibt, kann man diese Wählen und eine Tour dazu erstellen. Diese kann nun gedruckt oder versendet werden.

Bei der Zählerstandeingabe erkennt energypro dann automatisch die zugehörige Tour und aktualisiert diese entsprechend.

Exportschnittstelle: Datev Debitorenexport

Die Datev Debitorenexport – Schnittstelle dient dem Export von Debitorendaten aus energypro in die DATEV-Buchhaltung. Die Schnittstelle können Sie über den Menüpunkt Datenexport aufrufen. Wählen Sie bitte den Exportmodus ‚Datev Debitoren Export (ASCII)‘ aus der Liste aus und wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis, sowie den Dateinamen aus. Dieser sollte möglichst im Format ‚EXTF_*.CSV‘ sein, wobei Sie * durch eine beliebige Zeichenfolge ersetzen können. Wählen Sie Batchmode aus, wenn Sie während des Datenexports weiterarbeiten möchten.

Der Export erstellt die Exportdatei und gibt Ihnen ein Protokoll zurück. Im Protokoll erhalten Sie Informationen darüber, wie viele Debitorendatensätze exportiert wurden.

Wie Sie die erstellten Dateien in ihre DATEV-Buchhaltung importieren, können Sie hier nachlesen.

Die Schnittstellenbeschreibungsdatei finden Sie hier: ep_181015_Export_Datev_ASCII_Debitoren

Einrichtung der Exportschnittstelle: Datev Buchungsexport

Die Einstellungen zur Exportschnittstelle: Datev Buchungsexport finden Sie in den Einstellungen im Ordner Fibu -> Datenaustausch.

Wählen Sie bitte den Exportmodus ‚Datev Version 2.0 (ASCII)‘ aus der Liste aus und wählen Sie den gewünschten Exportpfad aus. Der Dateiname sollte möglichst im Format ‚EXTF_*.CSV‘ sein, wobei Sie * durch eine beliebige Zeichenfolge ersetzen können. Füllen Sie nun die restlichen Felder entsprechend wie gewünscht aus. Das Ergebnis sollte dann der folgenden Abbildung ähnlich sein.

Drücken Sie auf ‚Speichern‘, wenn Sie fertig sind. Sie können die Schnittstelle jetzt nutzen.

Wie Sie die Schnittstelle benutzen finden Sie hier.

Exportschnittstelle: Datev Buchungsexport

Die Datev Buchungsexport – Schnittstelle dient dem Export von Buchungsdaten aus energypro in die DATEV-Buchhaltung. Mithilfe dieser Schnittstelle können Buchungsvorgänge, die Debitoren/Kreditoren betreffen, aus energypro exportiert werden. Bevor Sie die Schnittstelle benutzen, sollte diese einmal eingerichtet werden. Eine Konfigurationsanleitung dazu finden Sie hier. Im Zuge der Konfiguration legen Sie auch Dateipfad und Namen der Exportdateien fest. Die Schnittstelle können Sie über den Menüpunkt Buchungsexport aufrufen. Sie bekommen dann die Möglichkeit die Daten für den Export noch zu filtern. Wählen Sie Batchmode aus, wenn Sie während des Datenexports weiterarbeiten möchten.

Der Export erstellt die Exportdateien und gibt Ihnen ein Protokoll zurück.

Wie Sie die erstellten Dateien in ihre DATEV-Buchhaltung importieren, können Sie hier nachlesen.

Die Schnittstellenbeschreibungsdatei finden Sie hier: ep_181015_Export_Datev_ASCII_Buchungen_V2

Stornobelege – Rückzahlung von Kundenguthaben

Auch bei großer Sorgfalt kommt es vor, dass Rechnungsbelege für den Kunden nicht korrekt sind. Die Ursachen sind vielfältig und sollen hier nicht diskutiert werden. Die generelle Vorgehensweise des Korrekturprozesses ist nachfolgend als Handlungsanweisung für die Abrechnungsabteilung/Buchhaltung beschrieben. Die Grafik stellt den prinzipiellen, organisatorischen Ablauf dar.

Derzeit muss die Buchhaltung immer prüfen, ob eine Rückzahlung von Guthaben zulässig ist. Auch bei einer Nachforderung ist durch die Buchhaltung festzustellen, wie hoch die aktuellen Forderungen bzw. Guthaben sind. Am sinnvollsten ist daher, wenn die Stornobelege und die neu erstellten Belege in die Buchhaltung gehen und dort fertig bearbeitet werden. Dort kann dann auch gleich das Anschreiben fertig gestellt werden.

Eine vollautomatische Lösung dieses Vorgangs ist möglich, setzt allerdings einen mindestens einmal täglich automatisch durchgeführten Datenaustausch zwischen der Buchhaltung und den Banken, sowie zwischen der Buchhaltung und energypro voraus, da sonst eventuell Guthaben die gar nicht vorhanden sind (z.B. durch Lastschriftrückruf des Kunden) ausbezahlt werden würden.

Für gewünschte Prozessoptimierung nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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Importschnittstelle: Datev Saldenabgleich

Diese Schnittstelle dient zum Abgleich von Debitoren-/Kreditoren-Salden zwischen energypro und Datev Kanzlei REWE.

Zur Benutzung der Schnittstelle sind einige Vorarbeiten notwendig.

  1. Exportieren Sie bitte alle Buchungen von energypro in Ihre DATEV-Buchhaltung und lesen Sie die Daten dort ein. Eine Beschreibung dafür finden Sie hier.
  2. Importieren Sie bitte alle Buchungen aus ihrer DATEV-Buchhaltung nach energypro. Eine Beschreibung finden Sie hier.
  3. Erstellen Sie nun in Ihrer DATEV-Buchhaltung einen Standard Summen/Salden Bericht ihrer Debitoren- und/oder Kreditorenkonten die Sie mit energypro abstimmen möchten. Dies ist ein Standardbericht in DATEV und wird hier daher nicht näher beschrieben.
  4. Importieren Sie nun diesen Summen/Salden Bericht aus ihrer DATEV-Buchhaltung nach energypro.
  5. Nachdem Import erhalten Sie ein Protokoll mit einer Übersicht über die abgestimmten Konten. Konten die übereinstimmen werden im Protokoll nicht aufgeführt. Konten die sich unterscheiden werden auf dem Protokoll einzeln aufgeführt.

Abweichungen von Konten können eine Vielzahl von Ursachen haben. Bitte prüfen Sie zuerst, ob auch wirklich alle Daten zwischen den beiden System (DATEV und energypro) ausgetauscht wurden. Prüfen Sie nun die offenen Belege im Debitorenkonto und im energypro Kundenkonto. Hier werden die Ursachen meist schnell gefunden. Gibt es Differenzen, muss geklärt werden, wie diese entstanden sind. Hier eine Liste einiger möglicher Ursachen:

  1. Sie haben Buchungen in der DATEV ohne Belegnummern angelegt. Energypro kann dadurch die Buchung nicht zuordnen.
  2. Das Debitorenkonto ist in energypro noch nicht angelegt.
  3. Das Konto der Buchungen auf das Debitorenkonto wird nicht verarbeitet. Sie haben z.B. ein neues Bankkonto eingeführt dieses aber in energypro noch nicht angelegt.
  4. und weitere …

Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline.

Die Schnittstellenbeschreibung finden Sie hier: ep_181015_Import_Datev_Saldenabgleich_V1

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Importschnittstelle: Datev Kanzlei REWE Version 3

Die Datev Kanzlei REWE Version 3 – Schnittstelle dient dem Import von Buchungsdaten aus dem Buchhaltungssystem Kanzlei REWE. Mithilfe dieser Schnittstelle können Buchungsvorgänge, die Debitoren/Kreditoren betreffen, nach energypro importiert werden. Die Schnittstelle können Sie über dem Menüpunkt Datenimport aufrufen. Wählen Sie bitte den Importmodus ‚Datev Kanzlei REWE Version 3‘ aus der Liste aus und wählen Sie die gewünschte Importdatei aus. Wählen Sie Batchmode aus, wenn Sie während des Datenimports weiterarbeiten möchten.

Der Import verarbeitet die Buchungsdaten und gibt Ihnen ein Protokoll zurück. Im Protokoll erhalten Sie Informationen darüber, wie viele Positionen eingelesen wurden, wie viele Belege in energypro verbucht (verarbeitet) worden sind und ob Korrekturen an bereits vorhanden Buchungen durchgeführt wurden oder ob Fehler beim Import aufgetreten sind.

 

Die Schnittstellenbeschreibungsdatei finden Sie hier: ep_181015_Import_Datev_Kanzlei_Rewe_V3

Die Importbeschreibungsdatei für DATEV finden Sie hier: Export für energypro Datev V3

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Abschlag gültig ab

In den Einstellungen->Rechnungen->Abschlag->Abschlagseinstellungen->“Abschlag gültig ab Regel“  kann eine Regel definiert werden, ab welchen Zeitpunkt der zukünftige Abschlag gültig werden soll.

Beispiel:
Wir erstellen einen Beleg am 21.01. und lassen gleichzeitig den zukünftigen Abschlag rechnen. Folgende Formel ist für „Abschlag gültig ab“  hinterlegt:

Date_Add(mfWenn(Format([DOCDATE];dd)>20;2;1)[DOCDATE])

1. (orange) das Datum wird umgewandelt und mit 20 verglichen: 21.01. -> 21 -> Wenn(21>20;2;1)
2. (grün) 21>20 und somit gibt Wenn() 2 zurück.
3. (lila) mf ist die Einheit und bedeutet in diesem Fall „Month first“ (erster Tag des Monats)
4. (blau) Die Funktion berechnet den Monatsersten des Dokumentendatums + 2 Monate.

Das Ergebnis ist der 01.03. , der Kunde würde im Januar und Februar noch den Abschlag aus dem Vorjahr bezahlen und erst im März die Abschlagshöhe angepasst bekommen.

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