Stornobelege – Rückzahlung von Kundenguthaben

Auch bei großer Sorgfalt kommt es vor, dass Rechnungsbelege für den Kunden nicht korrekt sind. Die Ursachen sind vielfältig und sollen hier nicht diskutiert werden. Die generelle Vorgehensweise des Korrekturprozesses ist nachfolgend als Handlungsanweisung für die Abrechnungsabteilung/Buchhaltung beschrieben. Die Grafik stellt den prinzipiellen, organisatorischen Ablauf dar.

Derzeit muss die Buchhaltung immer prüfen, ob eine Rückzahlung von Guthaben zulässig ist. Auch bei einer Nachforderung ist durch die Buchhaltung festzustellen, wie hoch die aktuellen Forderungen bzw. Guthaben sind. Am sinnvollsten ist daher, wenn die Stornobelege und die neu erstellten Belege in die Buchhaltung gehen und dort fertig bearbeitet werden. Dort kann dann auch gleich das Anschreiben fertig gestellt werden.

Eine vollautomatische Lösung dieses Vorgangs ist möglich, setzt allerdings einen mindestens einmal täglich automatisch durchgeführten Datenaustausch zwischen der Buchhaltung und den Banken, sowie zwischen der Buchhaltung und energypro voraus, da sonst eventuell Guthaben die gar nicht vorhanden sind (z.B. durch Lastschriftrückruf des Kunden) ausbezahlt werden würden.

Für gewünschte Prozessoptimierung nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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